6 étapes pour mettre en place et obtenir la norme ISO 9001
L'adoption de la norme ISO 9001 n'est pas seulement une question de conformité, mais une démarche stratégique visant à renforcer la compétitivité, l'efficacité et l'innovation. Que vous soyez une petite entreprise locale ou un acteur global, la certification ISO 9001 ouvre la voie à des processus optimisés, une meilleure gestion des risques et, finalement, une reconnaissance internationale de votre engagement envers la qualité de vos produits.
Qu’est-ce que la certification ISO 9001
Depuis sa mise en place en 1987 plus d’un million d’organisations ont été certifiées ISO 9001.
L’ISO 9001 fait partie de la famille des normes ISO 9000 qui intègre toutes les normes liées au domaine du management de la qualité. Bien que l’on puisse trouver plusieurs normes dans cette famille, la plus connue et la plus structurante d’un point de vue qualité reste l’ISO 9001 fortement orientée client comme nous allons le voir.
La certification ISO 9001 repose sur des principes fondamentaux qui garantissent non seulement la conformité, mais aussi l'efficacité et la pertinence du système de management de la qualité au sein d'une organisation. Le management de la qualité correspond à la coordination de l’ensemble des activités dans le but de satisfaire des exigences préétablies. L’objectif final étant d’améliorer le service ou le produit fini.
Par exemple une des exigences de la norme ISO est de réaliser une enquête de satisfaction auprès des clients afin de connaître leur avis sur la qualité.
2 principes principaux définissent la norme ISO 9001 :
Orientation client
Les entreprises doivent comprendre et anticiper les besoins des clients pour offrir des produits et services qui non seulement répondent mais dépassent leurs attentes. C’est-à-dire fournir des produits avec de haute qualité tout en anticipant le maximum de non-conformité en production pour réduire le taux de retours produits et de produits défectueux.
Amélioration continue
La norme ISO 9001 demande aux entreprises de s’engager dans une démarche d'amélioration continue en évaluant régulièrement leurs process qualité. Cela conduit à ajuster le système en permanence en passant par des prestataires de services, en implémentant de nouveaux outils en production, en améliorant l’environnement des opérateurs…
En intégrant ces principes fondamentaux dans leur système de management de la qualité, les usines peuvent atteindre la certification ISO 9001, en plus de tirer d’autres avantages en termes de qualité, de performance et de satisfaction client.
Qui peut passer la certification ISO 9001 ?
La certification ISO 9001 concerne les entreprises de tous les secteurs d’activités, de la pharmaceutique en passant par le nucléaire jusqu’à l’automobile.
Passer la certification à cette norme permet de prouver sa capacité à fabriquer des produits aux exigences des clients tout en respectant des critères qualités établis.
Pourquoi passer la certification ISO 9001 ?
Généralement la demande de certification vient du client. Comme nous l’avons vu être certifié ISO 9001 permet de prouver que le produit fabriqué respecte des exigences qualités strictes garantissant ainsi au client une assurance sur la détection de non-conformité ou d’erreurs de production.
Cependant il n’est plus rare de trouver des entreprises qui vont de l’avant et qui s’engage dans une démarche qualité et d’amélioration continue afin d’établir un lien de confiance avec le client en passant de leur propre chef la certification.
6 étapes jusqu’à la certification ISO 9001
1 - Comprendre les exigences de la norme
La première étape cruciale vers la certification ISO 9001 est de comprendre les exigences de cette norme. La norme ISO 9001 est structurée en dix sections.
Les trois premières présentent la norme, les sept suivantes contiennent les éléments requis pour mettre en place un système qualité efficace.
Section approche et process
Comprendre comment structurer les process de l'usine de manière à ce qu'ils soient efficaces et alignés sur les objectifs de qualité. Vous y trouverez comment identifier les problèmes internes ou externes, comment définir le champ d’application du SMQ et identifier les processus à mettre en œuvre pour implémenter votre système qualité.
Section engagement de la direction
Cette section explique l'importance de l'engagement de la direction dans le succès du système de management de la qualité, y compris la définition d'une vision claire pour la qualité. Ils doivent montrer qu’ils sont déterminés à assurer la mise en place d’un nouveau SMQ via de nouvelles solutions digitales par exemple. Ils doivent également faire circuler la vision et leurs ambitions aux équipes via des formations et en définissant des responsabilités pour chacun.
Section planification
En amont comme en avant de la mise en place du système de management de la qualité, les chefs de projets doivent planifier les différentes étapes du projet pour assurer une intégration rapide et une pérennisation du système. Les équipes doivent identifier les risques auxquels la qualité produit peut se confronter pour planifier des actions en conséquences, ce qui s’inscrit dans une nouvelle fois dans une démarche d’amélioration continue.
Section support et ressources
Cette section traite de la gestion des ressources (humaines, matérielles, structurelles…) pour soutenir le système de management de la qualité. Elle indique également les éléments nécessaires concernant les compétences à obtenir, la vigilance des équipes, la communication et sur la documentation des données (les documents et enregistrements requis pour les process).
Section opérations
Lors de la création d’un produit les exigences, planification, contrôle qualité, conception, de contraintes fournisseurs, de délais de livraison, doivent être connues et respectées pour éviter toute non-conformité.
Section évaluation des performances
Ici ce sont les éléments requis qui vous permettrons de savoir si votre SMQ fonctionne correctement. Cela passe par la détection de non-conformité, des contrôles qualité réguliers, l’analyse des données et l’évaluation des performances du système de management de la qualité.
Section amélioration continue
Cette dernière partie traite des actions à mettre en place pour améliorer en continue votre système de management de la qualité. Suite à la section précédente, l’analyse des performances vous saurez également les actions à mettre en place pour améliorer vos taux de qualité et diminuer vos taux de non-conformités.
Cette première étape est fondamentale car elle pose les bases de toutes les actions et décisions futures concernant le SMQ.
2 - Analyse du contexte de l'usine
Comprendre le contexte interne et externe de l'organisation permet d'identifier les facteurs qui peuvent influencer le système de management de la qualité. Cette étape implique :
L’identification des facteurs externes et internes
Comprendre les éléments externes (comme les conditions du marché, les exigences réglementaires, les tendances technologiques) et internes (comme la culture de l'entreprise, les ressources disponibles, les objectifs organisationnels) qui peuvent influencer la performance du SMQ.
La compréhension des besoins des parties prenantes
Identifier et comprendre les besoins et attentes qualités des parties prenantes, y compris les clients, les employés, les fournisseurs et autres partenaires clés.
La définition du périmètre du SMQ
Établir clairement les limites et l'application du système de management de la qualité au sein de l'usine, en tenant compte des facteurs identifiés et des exigences des parties prenantes.
Pour vous aider sur cette étape nous avons écris un article juste ici.
Cette seconde étape vous permet de s'assurer que le SMQ est aligné avec la stratégie globale de l'entreprise et qu'il est conçu pour répondre efficacement aux défis et opportunités identifiés.
3 - Planification de la qualité
Cette étape implique la planification des actions nécessaires pour aborder les risques et opportunités identifiés, ainsi que la définition des objectifs de qualité et comment les atteindre. Elle implique ainsi :
Définition des objectifs de qualité
Établir des objectifs clairs et mesurables qui sont alignés avec la politique de qualité et les exigences de la norme ISO 9001, les exigences des clients et de l’entreprise. Ces objectifs doivent être pertinents pour les fonctions et niveaux différents de l'usine.
Gestion des risques et opportunités
Identifier et planifier des actions pour aborder les risques et opportunités associés aux process et objectifs de qualité. Cela implique une analyse proactive pour prévenir les non-conformités et maximiser les performances.
Planification des changements
Lorsque des changements sont nécessaires pour le SMQ, ils doivent être planifiés et réalisés de manière contrôlée, en tenant compte des impacts potentiels sur l'intégrité du système de qualité.
4 - Mise en œuvre des processus du SMQ
Cette étape consiste à développer et mettre en œuvre les process nécessaires pour le système de management de la qualité.
Développement et documentation des process
Créer des procédures et instructions claires pour les activités clés du système management de la qualité. En guidant vos opérateurs pas à pas vous réduisez le nombre d’erreurs de saisies et d’incompréhension. Utile pour assurer la cohérence et la traçabilité des process. Toutefois pour augmenter l’impact vos process, passer par une plateforme digitale vous permettrait de réduire encore plus (jusqu’à 95%) les erreurs type oublis de signature ou de visa.
Surveillance et mesure
Mettre en place des process pour surveiller, mesurer et analyser les performances du système de management de la qualité. Pour cela, il est nécessaire d’utiliser des indicateurs de performance clés pour évaluer l'efficacité des process et identifier les domaines d'amélioration.
Audits Internes et revue de direction
Réaliser des audits internes réguliers pour évaluer la conformité du système qualité et identifier les opportunités d'amélioration. La revue de direction permet ensuite d'évaluer les résultats des audits, les retours des clients et d'autres données pertinentes pour prendre des décisions éclairées.
5 - Audit de certification
Pour obtenir la certification ISO 9001 vous devez prendre en compte 3 éléments.
La préparation à l'audit
L'usine doit s'assurer que tous les aspects du système qualité sont en place et fonctionnent efficacement. Cela inclut la révision de la documentation et la confirmation que les actions correctives des audits internes ont été mises en œuvre.
L'audit externe
Un organisme de certification accrédité, tel que Bureau Veritas ou SGS, effectue l'audit pour évaluer la conformité du système qualité aux exigences de la norme ISO 9001.
La réception du rapport avec actions correctives
Après l'audit, l'organisme de certification fournit un certificat de conformité à la norme ISO 9001. Dans certains cas il peut vous fournir un rapport incluant des actions correctives qui permettront l’obtention de la certification.
6 - Maintien et amélioration post-certification
Après avoir obtenu la certification ISO 9001, l'usine doit évidemment maintenir et améliorer continuellement son système qualité pour conserver la certification et cela implique une supervision régulière du SMQ. Des audits réguliers sont effectués par l'organisme de certification pour s'assurer que l'usine continue de respecter les exigences de la norme ISO 9001.
Maintenir la certification implique également que l’entreprise se soit bien positionné dans une démarche d’amélioration continue. L'usine doit continuellement chercher des moyens d'améliorer ses process et sa performance globale. Cela peut être réalisé grâce à l'analyse des données, les retours des clients, et les résultats des audits internes et externes.
Certification simplifiée
L'intégration du digital dans le système de management de la qualité (SMQ) apporte une dimension nouvelle et efficace pour répondre aux exigences de la norme ISO 9001. En revisitant les étapes clés du process de certification, nous pouvons voir comment le solutions digitales facilitent chaque aspect.
Digitalisation des process qualité
Par exemple, l'utilisation de logiciels de gestion de documents permet de centraliser et de simplifier la gestion des politiques et procédures de qualité. Cela facilite non seulement l'accès et la mise à jour des documents, mais assure également une meilleure traçabilité et cohérence. Un point essentiel dans la compréhension des exigences de la norme et la planification de la qualité.
Analyse de données et prise de décision
Aujourd’hui avec des outils comme Juno vous pouvez créer des tableaux de bord qui vous aident à suivre les performances du système de management de la qualité en temps réel. Ils permettent d'identifier rapidement les étapes nécessitant des améliorations, facilitant ainsi la mise en œuvre et l'opération du système qualité. Par exemple, un tableau de bord peut afficher les tendances des non-conformités ce qui aide à cibler les actions correctives nécessaires.
Les plateformes digitales de gestion de la qualité transforment la manière dont les audits internes et externes sont réalisés. Avec une documentation digitalisée, les organismes externes peuvent facilement accéder aux preuves de conformité, rendant les audits plus efficaces et moins chronophages. Ainsi, la conformité peut être facilement démontrée lors de l'audit et la certification maintenu au fil du temps.
En adoptant des solutions digitales, les usines peuvent non seulement répondre plus efficacement aux exigences de la norme ISO 9001, mais aussi gagner en agilité et en réactivité face aux évolutions du marché et aux exigences des clients.
La certification ISO 9001 est un gage d'excellence et d'engagement envers la qualité, offrant des avantages significatifs en termes d'efficacité opérationnelle et de satisfaction client.
À travers les étapes clés que nous avons explorées, il est clair que le parcours vers cette certification nécessite une rigueur et une attention exceptionnelle. Mais avec l’intégration du digital, ce parcours est simplifié. Cela en améliorant la gestion des documents, l'analyse des données et facilitant les audits. Les solutions digitales comme Juno rendent l'obtention et le maintien de la certification ISO 9001 plus accessibles et moins contraignants.
En fin de compte, avec les bons outils et approches, les entreprises peuvent non seulement atteindre la conformité, mais aussi instaurer une culture de qualité durable qui bénéficie à l'ensemble de l’usine et à ses clients.