Le coût de l'inefficacité des processus papier dans les usines
83% de nos usines françaises et européennes fonctionnent quotidiennement avec un système opérationnel reposant sur du papier.
Nous avons passé les 4 derniers mois à visiter plus de 40 sites industriels et à rencontrer plus de 100 acteurs de ce qu’on a identifié comme étant le système opérationnel d’une usine. Des opérateurs, qualiticiens, méthodistes, superviseurs…
La numérisation du papier ne suffit pas à résoudre les problématiques rencontrées par ces systèmes papier. Les études montrent qu’il est à l’origine de 50% des non-conformités et d’une baisse de productivité de l’ordre de 30%. Une digitalisation de l’ensemble des process du système opérationnel est nécessaire, et des solutions existent.
La dépendance au papier
Sans surprise, les objectifs d'une usine sont de produire sans défaut, dans les délais et coûts impartis et dans les meilleures conditions de travail.
Un élément s'impose comme la colonne vertébrale de tout site industriel : le système opérationnel.
Nous définissons le système opérationnel comme l'ensemble des process permettant à l'usine de fonctionner. Il détermine la relation verticale et horizontale entre les différentes parties prenantes qui animent l'atelier, ainsi que la manière dont les informations sont échangées entre elles.
“Soyons honnêtes, on est sur du 100% papier”
Comment aujourd’hui, en 2022, à l’ère de l’industrie 4.0, l’extrême majorité des systèmes opérationnels de nos usines repose sur des classeurs et autres fiches de contrôle papier ?
Le papier est partout : pour l'opérateur lorsqu'il a besoin de consulter son cahier de consignes ou remplir sa fiche d'auto-contrôle ou pour les superviseurs et les fonctions support lorsqu'ils doivent vérifier les mesures de relevé qualité. Même les ordres de fabrication sont imprimés sur du papier alors qu’ils émanent d’un système numérique !
L’impact d’un système reposant sur du papier
Dans un monde idéal où chaque fonction a la possibilité de réaliser ses tâches de manière fluide, sans accroc, un système opérationnel reposant sur du papier ne doit plus subsister.
Le terrain le confirme. La vie d’une usine est une perpétuelle adaptation aux imprévus, à des livraisons entrantes retardées ou non conformes, à du personnel absent, à des habilitations manquantes, à des dysfonctionnements imprévus…
Un bon système opérationnel doit donc s’adapter aux imprévus des opérations industrielles, des aléas issus des clients, du personnel, des fournisseurs... Nous allons ici exposer les fragilités d’un système qui repose essentiellement sur du papier et les entraves qu’il engendre sur le bon fonctionnement de l’usine.
Impact sur la productivité
Le premier constat que nous avons pu faire lorsque nous avons réalisé ces visites d’atelier, c’est le temps nécessaire à chaque acteur pour administrer (créer, modifier ou traiter) la bonne documentation.
Prenons comme premier exemple le point de vue de l’opérateur : lors de sa prise de poste, il doit rechercher, préparer, imprimer, vérifier sa documentation pour pouvoir effectuer correctement les différentes opérations et tâches qui lui incombent. Entre ½ heure et 1 heure en moyenne.
Ce même opérateur doit effectuer ses relevés de mesure qualité sur des dizaines de documents, sans toujours être certain de l’intérêt d’une nouvelle gamme de contrôle et a souvent l’impression de devoir réaliser des tâches répétitives et sans valeur ajoutée qui entravent le bon déroulement de sa journée. Sans parler des jours où il décide de ne pas les remplir parce qu’il est déjà en retard sur son planning. Le bilan est amer : moins de 30% des procédures sont totalement respectées dans l’atelier.
Le point de vue des fonctions support n’est pas plus flamboyant. Ces dernières passent des heures à traiter ces relevés de mesures issues du terrain, écrites par les opérateurs et doivent parfois y allouer des ressources à temps plein. Puis, elles peuvent perdre jusqu’à 2 journées complètes à ressaisir ces données dans des fichiers excel, eux-mêmes ne rendant pas l’analyse limpide, lorsqu’ils sont exploités.
D’autres mettent en place des audits dédiés au remplissage de ces papiers, jusqu’à 5 heures par jour et 3 jours par semaine dans certaines usines que nous avons visitées.
Les répercussions d’une mauvaise documentation au poste de travail, d’une erreur de ressaisie ou simplement d’un laps de temps trop long dans l’identification d’un problème ou une non-conformité sont extrêmement coûteux pour les opérationnels et l’organisation : arrêt temporaire de la machine ou de la production complète jusqu’à rectification, lorsque c’est possible, sinon : rebut.
“Un FTE fabrique tous les classeurs de production”
Un système opérationnel reposant sur du papier a donc un impact réel de temps sans valeur ajoutée passé par toutes les fonctions du système. Ce temps est très variable d’un atelier à un autre, cependant nous parlons ici de ressources à temps complet, et à une fréquence quotidienne.
Impact sur le résultat opérationnel
Vous l’aurez compris, ces conditions opérationnelles ont évidemment des conséquences sur la productivité et donc le chiffre d’affaires des usines.
Un temps d’arrêt machine imprévu ou trop long aura des répercussions directes sur le planning de production. Il sera alors impossible de rattraper le retard accumulé, sauf compression au maximum des dernières étapes de production, des contrôles qualité, et donc une nouvelle mise en danger de la production.
“80% de nos non-conformités sont dues à des problématiques internes”.
Le temps nécessaire au traitement des relevés qualité effectués par les opérateurs aura un impact direct, par exemple, sur l’identification d’une non-conformité. La production ayant suivi son cours il sera alors impossible de revenir en arrière pour reprendre les pièces. Dans certains cas, la seule issue possible est le rebut ou la réclamation client.
En moyenne, sur les 40 sites de notre étude, 50% des non-conformités sont directement liées à ces frictions.
À terme, comme il est difficile voire impossible pour les équipes qualité ou les autres fonctions support d’être certaines que les mesures correctrices d’un problème de production soient bien appliquées au poste, la probabilité que la cause racine ne soit pas traitée et que ces non-conformités se répètent est très élevée.
Ainsi, la qualité de la relation avec votre client est directement tributaire de l’efficience de votre système de production.
Impact sur la vitesse de développement
Selon les secteurs, certains sites de production ont une activité qui repose majoritairement sur de produits pérennes avec très peu de nouveautés à développer. D’autres, au contraire, basent leur performance industrielle sur leur capacité à développer et produire des nouveautés au plus près des besoins de leurs clients.
Lorsqu’on évoque les nouveaux développements avec les responsables que nous avons rencontré, ces évènements riment rarement avec simplicité, “bon du premier coup” ou encore rapidité.
Le nombre élevé de parties prenantes différentes dans la définition des procédures, règles, consignes et autres contrôles d’un nouveau développement amène le système opérationnel à se surcharger et se scléroser. L’utilisation de supports papier ou excel accroît les frictions et allonge l’exécution des workflows. La seule règle qui résiste est celle du “test and learn”, autrement dit on ne sait si tout le process amène au niveau de qualité de production souhaité qu’en réalisant la production.
Nous avons alors projeté avec eux une organisation reposant sur un système digitalisé, fluide et rapide. En réalisant l’état des lieux des points de friction et comment un tel système les efface, on s’est rendu compte qu’un gain de 25% de temps de développement est facilement atteignable.
Conclusion
Nous sommes depuis quelque temps déjà dans un moment où la digitalisation devient l’un des sujets les plus importants pour nos activités.
Mais encore faut-il savoir par où commencer et quel est l’ordre de priorité à respecter.
Chez Juno nous en sommes convaincus, par le rôle qu’il joue au quotidien, le système opérationnel a trop d’impacts sur l’activité globale des usines pour rester à l’âge du papier. Il représente donc la priorité numéro 1.
Nous avons écrit un livre blanc sur l'impact d'une bonne digitalisation sur la performance, vous pouvez le télécharger en cliquant ici.
Lorsqu’il est bien paramétré, il permet une communication rapide entre les différents acteurs et donc une exécution fluide au quotidien, on renoue alors avec l'amélioration continue.
L’ambition de Juno est de vous permettre d’exécuter, de monitorer et d’adapter le système opérationnel vous permettant la prise des meilleures décisions pour votre organisation et vos clients.
On estime un gain de productivité de 30% et un impact direct sur 50% des non-conformités par rapport aux systèmes que nous avons pu voir lors de notre étude terrain. On reprend enfin le chemin de l'excellence opérationnelle.
On entre alors dans un cadre vertueux qui permet une rapidité opérationnelle telle que nous estimons à plus de 25% le gain en vitesse de développement.
En y ajoutant les bénéfices liés au taux de non-conformité et au temps sans valeur ajoutée gagné, l’amélioration est inestimable.
Juno est une solution SaaS qui digitalise votre système opérationnel et vous permet de l'améliorer en continu, dans le but d'arriver à ces résultats.
N'hésitez pas à réserver un créneau ci-dessous pour que notre équipe vous fasse une démonstration personnalisée.