Mettre en place un système de management de la qualité (SMQ) en 6 étapes

La mise en place d'un système de management de la qualité (SMQ) est un enjeu stratégique majeur pour les entreprises modernes, car un SMQ bien conçu va au-delà de la simple conformité aux normes.

En effet, c’est un pilier de performance et de compétitivité qui permet d'optimiser les process, d'améliorer la satisfaction client et de renforcer la réputation de l'entreprise.

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L'importance de la démarche qualité

La digitalisation des processus de qualité n'est plus une option, mais une nécessité. Les normes réglementaires qui deviennent de plus en plus strictes, les exigences clients concernant la transparence et de la traçabilité des produits livrés se durcissent, ce qui rend indispensable l'adoption des systèmes qualités digitaux.

Ces systèmes offrent une réactivité et une flexibilité accrues, permettant aux entreprises de s'adapter rapidement aux changements du marché et aux exigences réglementaires.

Les avantages d'un système de management de la qualité digitalisé sont multiples.

1. Traçabilité et transparence accrues : le système digitalisé améliore la traçabilité et la transparence des process de fabrication, conduisant à une meilleure gestion du taux de non-conformité et à une réduction des erreurs.
2. Collecte et analyse de données facilitées : la mise en place d'un SMQ digital simplifie la collecte et l'analyse des données, permettant de mettre ces dernières au cœur des prises de décisions et ainsi améliorer d’une manière continue les process.
3. Communication et collaboration améliorées : le système renforce la communication entre les responsables (responsable production, qualité, etc) et les opérateurs, augmentant ainsi l'efficacité opérationnelle.
4. Centralisation des données : en remplaçant les multiples supports tels que les fichiers Excel et les documents papier, le système qualité digital centralise et uniformise les données, facilitant la conformité aux normes réglementaires et rendant les informations plus accessibles et plus faciles à gérer.

Finalement, la digitalisation du SMQ est un levier essentiel pour les entreprises qui visent l'excellence opérationnelle et une satisfaction client optimale.

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Les problèmes liés à une gestion de la qualité manuelle

Dans 83% des usines européennes, les systèmes qualité sont encore gérés de façon manuelle, souvent basés sur une association de fichiers Excel et de documents papiers. Ces systèmes, bien que fiables dans le passé, présentent aujourd’hui des limites pour assurer et maintenir un taux de qualité élevé dans un monde où la rapidité, la précision et l'agilité sont primordiales.

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Un manque de flexibilité des process qualité manuels

Le manque de flexibilité des process qualité manuels en fait l’une de ses plus grandes faiblesses. En cas de nouvelles normes ou de mise à jour d’une gamme de contrôle par exemple, il est très difficile de s’assurer que les opérateurs travaillent sur les bons documents.

Ce manque de flexibilité peut se traduire par des erreurs de production, des OFs mal exécutés, des incohérences entre les données saisies et celles attendues. Les conséquences peuvent impacter les performances du site entre les retards de livraison et l’incapacité à s’adapter aux nouvelles normes imposées, en particulier pour ceux qui visent de nouveaux marchés internationaux.

Ce qui nous amène à parler d’un second problème lié à système de management qualité manuel : la difficulté à répondre aux normes réglementaires.

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La difficulté de répondre aux normes réglementaires

Dans un contexte où la traçabilité et la transparence sont de plus en plus demandées par les clients et les régulateurs, les systèmes traditionnels peinent à fournir aux consommateurs, un niveau de détail relatif aux produits (composition, provenance des matières première, etc) satisfaisant, ainsi qu’un accès total à ces informations.

Si aujourd’hui beaucoup d’entreprises arrivent à gérer leurs exigences qualités via des process manuels, rien ne dit que demain, ils le pourront. En effet, que ce soit pour ceux qui ont l’ambition d’augmenter leurs volumes de production ou ceux qui veulent aller chercher de nouveaux marchés européens ou internationaux, les process manuels vont devenir limitants.

Les conséquences de ne pas évoluer vers un système digitalisé sont multiples :

• Risque de ne pas atteindre les objectifs de production.
• Difficulté à maintenir les standards de qualité.
• Impact négatif sur la confiance des clients et la réputation de l'entreprise.

Un exemple pertinent est la norme 21 CFR Part 11, mise en place par la FDA américaine. Cette norme est essentielle pour garantir l'intégrité des documents digitaux et des signatures électroniques, en particulier dans les secteurs très réglementés (pharmaceutique, médical, cosmétique et agroalimentaire). La conformité à cette norme est cruciale pour les entreprises visant le marché américain, car elle assure l'intégrité des données et la conformité réglementaire. Un défi de taille pour les entreprises qui se basent sur des systèmes traditionnels.

Pour en savoir plus sur la norme 21 CFR Part 11, retrouvez notre article détaillé ici.

Enfin, l'absence d'un système de gestion de la qualité efficace et centralisé crée un environnement de travail complexe, tant pour les opérateurs que pour les responsables. Cette complexité peut entraver l'évolution et l'adaptation de l'entreprise aux changements du marché et aux nouvelles exigences, limitant ainsi sa capacité à innover et à se développer.

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Impossible d’utiliser et d’analyser la donnée

Finalement, les méthodes traditionnelles limitent considérablement la capacité d'analyse des données. Une fois les données saisies manuellement, il devient très difficile, voire impossible, de les utiliser efficacement pour analyser la production, identifier les tendances ou bien anticiper les non-conformités.

Cette limitation est d'autant plus problématique que les process manuels compromettent la détection des erreurs en production, rendant difficile la vérification du respect des normes.

Des grandes entreprises, notamment dans l'agroalimentaire, ont déjà subi les conséquences de telles lacunes. Par exemple, le non-respect des normes HACCP, qui sont cruciales pour assurer l'hygiène et la sécurité alimentaire, a conduit au développement de bactéries dans plusieurs lots de produits. Cet incident, parmi d'autres, illustre comment ces process peuvent non seulement freiner les performances d'une entreprise, mais aussi mettre en péril sa réputation. Pour en savoir plus sur les normes HACCP et leur importance, vous pouvez consulter un article détaillé en cliquant juste ici (bientôt disponible).

En somme, la dépendance aux méthodes traditionnelles et manuelles pour la collecte et l'analyse des données peut non seulement être chronophage, mais aussi augmenter le risque d'erreurs. Ces erreurs peuvent compromettre la prise de décision basée sur les données et retarder l'identification des opportunités d'amélioration, limitant ainsi la capacité de l'entreprise à maintenir des standards de qualité élevés et à répondre efficacement aux exigences du marché.

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5 exemples d’indicateurs à prendre en compte pour digitaliser votre système qualité

1. Vous avez un taux de non-qualité insatisfaisant : Un taux de non-conformités élevé, surtout dans des secteurs très réglementés, est un signal d'alarme. Il indique que les process actuels ne parviennent pas à maintenir les standards de qualité requis par autrui et par les standards de l’entreprise. Il est donc urgent de mettre à jour le système, notamment en passant à un système digital.
2. Vous êtes en sous-capacité de production : Lorsque l'usine ne parvient pas à répondre à la demande en raison des process trop vieux ou inefficaces, digitaliser le système qualité peut être une solution pour optimiser et augmenter la capacité de production.
3. Vos équipes passent trop de temps passé sur des tâches sans valeur ajoutée : Une quantité excessive de temps consacrée à des activités sans valeur ajoutée, comme trouver la bonne fiche dans le bon classeur, passer des heures à ressaisir de la donnée dans Excel, représente un potentiel d'optimisation concret. Digitaliser vos gammes de contrôles et modes opératoires vous permet d’automatiser de nombreuses tâches répétitives. Ainsi, vos équipes se concentrent seulement sur des tâches à fortes valeurs ajoutées.
4. Vous avez un nombre de réclamations clients élevé et délais de traitement longs : Un volume important de réclamations clients et des délais de réponse trop lents peuvent nuire à la réputation de l'entreprise. Vous devez mobiliser plusieurs personnes pour répondre efficacement à la demande. En digitalisant vos process qualités, vous accédez à n’importe quelle donnée de production en quelques clics (plus besoins d’aller aux archives).
5. Votre temps de revue libératoire est trop élevé : Avec des process manuels, les temps de revue et de libération des lots sont souvent longs et fastidieux. Dans les secteurs réglementés, chaque donnée doit être examinée en détail, ce qui rallonge considérablement le processus. En revanche, la digitalisation transforme radicalement ce process. La majorité des données et des process sont validés automatiquement, ne nécessitant une revue manuelle que pour les produits sur lesquels des erreurs ont été détectées. La libération des lots se fait alors en quelques clics, réduisant significativement le temps de revue tout en maintenant une conformité rigoureuse aux normes réglementaires.

Ces indicateurs, parmi tant d'autres, mettent en évidence l'urgence de digitaliser le système de qualité pour améliorer l'efficacité opérationnelle, la conformité réglementaire et la satisfaction client.

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Mettre en place un système de management de la qualité en 6 étapes

La mise en place d'un système de management de la qualité efficace est un processus structuré qui nécessite une planification minutieuse et une exécution rigoureuse.

Pour assurer le succès de cette démarche, il est essentiel de suivre des étapes clés, allant du diagnostic initial à la préparation à la certification. Chaque étape joue un rôle crucial dans l'élaboration d'un système qualité optimal qui non seulement répond aux exigences de la norme ISO 9001, mais qui est également aligné avec les objectifs spécifiques de l'entreprise.

Pourquoi nous vous parlons de d’ISO 9001 ? Car la conformité cette norme un élément fondamental dans la mise en place d'un SMQ. Cette norme internationale définit les critères à mettre en place pour un système qualité optimal. Nous ferons bientôt un article dédié à cette norme.

La définition d'une politique qualité claire et la mise en place d'objectifs alignés avec la stratégie globale de l'entreprise sont des étapes initiales indispensables pour établir un système qualité robuste et efficace.

Étape 1 : Évaluation des besoins et définition des objectifs

L'élaboration d'un système de management de la qualité débute par une analyse approfondie des process, des performances et des objectifs actuels de l'entreprise, tant sur le plan business que qualité. Cette évaluation permet d'identifier les domaines nécessitant des améliorations pour mieux répondre aux attentes des clients et aux exigences réglementaires.

Par exemple, si l'objectif business est d'étendre le marché de l'entreprise aux États-Unis, l'objectif qualité sera de se conformer aux normes spécifiques telles que la 21 CFR Part 11. Cette norme, cruciale pour le marché américain, régit l'utilisation des enregistrements et signatures électroniques dans le secteur pharmaceutique. Pour en savoir plus sur les normes 21 CFR Part 11, vous pouvez consulter un article détaillé en cliquant ici.

Après cette analyse, il est crucial de définir des objectifs précis pour le SMQ. Ces objectifs doivent être alignés avec la vision stratégique de l'entreprise et répondre aux critères SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis). Ils guideront le développement et la mise en œuvre du système, en se concentrant sur l'amélioration continue et la réalisation de résultats tangibles.

La définition claire d'objectifs dès le départ garantit que le SMQ sera adapté aux besoins uniques de l'entreprise, tout en stimulant l'engagement et la motivation du personnel impliqué.

Étape 2 : Engagement de la direction et allocation des ressources

L'implication active de la haute direction (directeur exécutif du site, directeur qualité, directeur production…) est cruciale pour le succès d’un système de management de la qualité. Elle doit clairement communiquer sur son importance et montrer son engagement envers les principes de qualité. Cette démarche inclut la définition d'objectifs clairs et la mise en place d'une culture de qualité à tous les niveaux de l'entreprise.

Comme le souligne David Roussel, responsable de production chez Nutriset, « Même si tous les employés ne sont pas directement rattachés au département qualité, tout le monde se doit d’atteindre un taux de qualité fixé». Ainsi, la qualité est une responsabilité partagée et intégrée dans chaque aspect du travail.

Parallèlement, il est indispensable d'attribuer les ressources nécessaires, telles que le personnel, le budget, et les outils technologiques. Avec les méthodes agiles d'aujourd'hui, il n'est plus nécessaire d'avoir une équipe de 15 personnes pour gérer un projet de cette envergure. Un chef de projet compétent peut suffire à encadrer efficacement la mise en place d'un SMQ, en optimisant les ressources et en assurant une coordination fluide.

Par exemple, Nutriset a réussi en seulement 2 mois à mettre en place un système qualité digital, démontrant qu'avec une planification et une exécution agiles, il est possible de transformer rapidement et efficacement les process qualité d'une entreprise.

Concernant le budget, il est crucial de bien comprendre et calculer le retour sur investissement (ROI) d'un tel projet. Un calculateur de ROI peut être un outil précieux pour évaluer les bénéfices potentiels par rapport aux coûts engagés. Pour estimer le ROI de votre projet de système de management de la qualité vous pouvez utiliser notre calculateur en ligne ici.

Une allocation appropriée des ressources assure que l'équipe responsable du SMQ dispose de tout ce qu'il faut pour réussir. L'engagement de la direction, combiné à une gestion efficace des ressources, crée un environnement favorable à l'amélioration continue et à l'intégration d'un système qualité efficace.

Étape 3 : formation et sensibilisation du personnel

La formation et la sensibilisation de l'ensemble du personnel sont essentielles pour intégrer efficacement un système de management de la qualité. Cette étape vise à assurer que chaque membre de l'entreprise comprend son rôle et l'importance de la qualité dans ses activités quotidiennes.

Ainsi, des programmes de formation adaptés doivent être mis en place pour développer les compétences nécessaires à la gestion de la qualité. Cela inclut la formation sur les procédures spécifiques du SMQ, sur les normes qualité, sur les outils de contrôle et d'amélioration de cette dernière….

La sensibilisation quant à elle, va au-delà de la simple formation. Elle implique de créer une culture de la qualité au sein de l'entreprise. Cela se fait en communiquant régulièrement sur son importance, en récompensant les contributions à son amélioration, et en encourageant une approche proactive en matière de gestion de la qualité.

Étape 4 : mise à jour des process et du système

Le développement des process et la documentation sont des composantes fondamentales d'un système de management de la qualité. Cette étape implique :

1. Identification des processus : Déterminez les process essentiels qui ont un impact direct sur la qualité. Cela peut inclure la production, les gammes de contrôles, l'approvisionnement, et d'autres process opérationnels.
2. Documentation et standardisation : Documentez chaque process de manière détaillée pour guider vos les utilisateurs du SQM pas à pas. Cela inclut les étapes, les responsabilités, les équipements et les matériaux nécessaires, les OFs, les modes opératoires... La standardisation des process quant à elle, assure la cohérence et la répétabilité qui représentent les éléments clés pour maintenir une qualité constante. Cela permet de facilement mettre à jour un ou plusieurs documents en même temps.

Étape 5 : exécution du système

Après le développement et la documentation des process, l'étape suivante est leur mise en œuvre et intégration dans les activités quotidiennes de l'entreprise. Cette phase est essentielle pour transformer les plans et procédures en actions concrètes et efficaces.

1. Déploiement des process : L'exécution commence par l'implémentation des process dans les départements ou équipes concernés. Il est crucial que tous les opérateurs comprennent les nouvelles procédures et leur rôle dans leur exécution. Fini la saisie papier et la ressaisie dans Excel, désormais tout se fait au même endroit, simplifiant considérablement le travail quotidien.
2. Intégration dans les opérations quotidiennes : Les process de qualité sont intégrés dans les routines de travail habituelles. Cela élimine le besoin de passer des heures à chercher le bon document dans des piles de feuilles, rendant les opérations plus fluides et moins sujettes aux erreurs.
3. Communication et collaboration : Une communication ouverte entre les superviseurs et les opérateurs est encouragée pour redonner du contexte à chaque opération. La réussite de cette étape repose sur la capacité à travailler ensemble et à partager les meilleures pratiques.
4. Suivi et Feedback : Des mécanismes de surveillance de l'efficacité des process et de collecte de retours d'information sont mis en place. Cela permet d'identifier rapidement les domaines nécessitant des ajustements ou des améliorations, assurant ainsi une amélioration continue du système.

Étape 6 : Contrôle, mesure, analyse des performances et amélioration continue

Une fois les process qualité mis en œuvre, il est essentiel de les contrôler, de les mesurer et d'analyser leurs performances pour vérifier l'efficacité du système. Cela vous permettra d’identifier les opportunités d'amélioration.

1. Mise en place de contrôles réguliers : pour surveiller la conformité des process aux procédures établies, à travers des audits internes, des inspections et d'autres méthodes d'évaluation. Des revues périodiques du système qualité par la direction sont cruciales pour évaluer l'efficacité globale du système. Ces revues permettent de lancer de nouveaux process d'amélioration continue, basés sur les résultats des mesures et des analyses. Cela implique la mise en œuvre d'actions correctives et préventives pour résoudre les problèmes identifiés et optimiser les process existants.
2. Utilisation d'indicateurs de performance clés (KPIs) : pour mesurer l'efficacité des process, couvrant des aspects tels que la qualité des produits, le temps de réponse aux problèmes de qualité et la satisfaction client.
3. Analyse approfondie des données recueillies : pour comprendre les tendances, les réussites et les domaines nécessitant des améliorations, permettant ainsi de prendre des décisions éclairées pour optimiser les processus.
4. Amélioration continue du système : en prenant en compte l’avis de vos opérateurs sur le terrain vous adaptez votre système en continue pour améliorer vos process qualité. La documentation et l'enregistrement complets de toutes les activités, que ça soit des changements ou des améliorations apportés au système sont essentiels, non seulement pour la certification, mais aussi comme preuve de l'engagement de l'entreprise envers la qualité.

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Nutriset choisit Juno comme système de management de la qualité

Nutriset, acteur majeur du secteur agroalimentaire, rencontrait des difficultés à capitaliser et centraliser ses données en raison de la multitude des supports utilisés, tels que les documents papier et Excel. Bien que leur système fonctionnait, les exigences clients de plus en plus pointues nécessitaient une solution plus adaptée. Face à ce défi, Nutriset a choisi de se tourner vers Juno pour sa capacité à offrir une centralisation efficace des données et une réponse aux besoins croissants de ses clients.

La méthodologie de Juno est simple et efficace. Elle a permis à Nutriset de tester rapidement la solution sur un périmètre spécifique qui répond à leur cas d’usage. Cette méthodologie a permit à Nutriset de devenir opérationnel en seulement de 2 mois.

Grâce à Juno, Nutriset a non seulement mis en place un système de management de la qualité efficace, mais peut également piloter l'ensemble de sa production. Avec un accès en temps réel à toutes les données, Nutriset est désormais en mesure de répondre à toutes les demandes clients, tout en améliorant significativement la traçabilité de ses produits et en optimisant ses process qualité.

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Finalement, la mise en place d'un système de management de la qualité est un passage obligatoire pour les entreprises souhaitant rester compétitives et conformes aux normes en vigueurs dans un environnement industriel en constante évolution. Comme nous l'avons vu, les étapes clés pour sa mise en place, de l'évaluation des besoins à la préparation à la certification, sont essentielles pour garantir la conformité, l'efficacité et la satisfaction client.

Pour cela, Juno se positionne comme un partenaire stratégique dans cette transition, offrant une solution qui simplifie et accélère la digitalisation des systèmes de qualité.

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