Qu’est ce que le système opérationnel ?

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Nous définissons le système opérationnel comme l'ensemble des process permettant à l'usine de fonctionner. Il détermine la relation verticale et horizontale entre les différentes parties prenantes qui animent l'atelier, ainsi que la manière dont les informations sont échangées entre elles.

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Pour mieux comprendre les interactions dans ce système, nous l’avons découpé en 3 briques : Execute, Monitor et Build and Adapt.

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Une brique nous intéresse particulièrement aujourd’hui : la brique Execute.

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Elle est le cœur de tout système opérationnel. Je suis opérateur à mon poste de travail, et le système me fournit l’ensemble de la documentation dont j’ai besoin pour réaliser mes opérations de production.

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La réalité du système dans nos usines

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Sur les 41 sites industriels que nous avons visités, 83% (34) fonctionnent avec un système qui repose essentiellement sur des process papier. Au mieux certains utilisent des logiciels vieux des années 90 comme des PLM ou des QMS pour gérer leur documentation et son versionning.

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Au niveau opérationnel, cela se traduit par un canal de communication complètement rigide entre les fonctions support et les opérateurs au poste. Il est donc fréquent qu’une procédure créée par une responsable opérationnel ne soit tout simplement pas appliquée.

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"Je n'ai aucune visibilité sur ce qu'il se passe sur le terrain, je ne sais même pas si la procédure est correctement suivie, je dois me déplacer physiquement pour vérifier. Mais mon rôle à moi c'est pas de contrôler, ça installe une mauvaise relation avec les opérateurs"

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Lors de notre étude terrain, l’un de nos objectifs était bien sûr de comprendre les différentes problématiques opérationnelles rencontrées par les opérateurs et leurs responsables au quotidien. Sur la partie fonctions supports, c’est-à-dire les responsables qui conçoivent le système (la documentation et les procédures) et qui sont les garants de son maintien et de sa bonne mise en œuvre, l’absence de remontée des données de l’atelier est l’irritant qui ressort en premier de la liste.

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Et lorsqu’on creuse avec eux le sujet de la remontée des données, le friction est expliquée par la rigidité des process, l’absence de communication verticale fluide mais également la non exécution des procédures au poste. Un responsable qualité qui ajoute une nouvelle prise de mesure sur une fiche d’auto-contrôle le fait pour répondre à une problématique opérationnelle identifiée. Si cette nouvelle procédure n’est pas appliquée par l’opérateur, adieu la tentative d’amélioration continue et bonjour à toutes les non-conformités qui en découleront.

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Beaucoup de raisons expliquent pourquoi une partie des procédures n’est pas exécutée au poste, nous allons en voir quelques unes.

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Son influence sur les procédures

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Un système qui repose sur du papier mène avant tout à une perte de sens dans le travail. La rigidité du support conduit l’ensemble de l’usine, les opérateurs comme les responsables, à dépenser leurs heures sur des tâches sans valeur ajoutée et fondamentalement frustrantes.

Côté opérateur, nous avons pu constater dans des dizaines de sites des pratiques telles que :

• La saisie manuelle des données de contrôle qualité depuis un écran vers une feuille de papier puis de la feuille de papier vers un excel
• Le remplissage de listes de vérification fastidieuses chaque matin, poussant les opérateurs à imprimer l’ensemble des listes du mois d’un coup pour toutes les remplir en une fois. Un bel exemple de batching 🤭, leur permettant de se concentrer sur leur savoir-faire, mais impliquant une absence totale de suivi de la documentation !

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"C'est vrai qu'il y a des contrôles que je ne fais pas, je ne sais juste pas les faire"

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Côté responsables, certaines tâches tout aussi chronophages peuvent altérer le bon suivi du système opérationnel, de son exécution, et éloigner ainsi l’ingénieur de sa compétence fondamentale... Voilà comment cela se traduit :

• Lorsqu’un document est associé à 20 opérations il faudra alors chercher, trouver et ouvrir les 20 documents identiques et faire la modification dans chacun, puis faire le tour des ateliers pour changer la documentation dans les classeurs. Et hop ! quelques heures de perdues...
• La tête dans le guidon, les concepteurs perdent la visibilité en temps réel sur leur système opérationnel, provoquant des délais majeurs dans l’adaptation du système au besoin terrain ou aux réclamations client
• Ils peinent même parfois à pousser la nouvelle documentation au poste en raison notamment de workflows trop complexes, souvent exécutés par email...

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C’est une réalité que vous connaissez parfaitement, ces quelques exemples vous parlent donc forcément. Sur l’ensemble des industriels que nous avons rencontrés, en moyenne 30% des procédures ne sont pas exécutées sur le terrain. Ce chiffre peut faire peur, surtout quand on a conscience de ce qu’il représente en termes d’impact sur la productivité, sur les non-conformités, sur le temps de dowtime machine, etc.

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"Je peux rajouter tous le spoins de contrôle que je veux, comme l'opérateur coche toutes les cases de sa check-list d'un coup, il ne verra jamais qu'il y en a une en plus par rapport à la dernière fois

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Autant de temps et d’attention qui pourraient être consacrés à de l’innovation de procédés, de la résolution de problème ou de l’échange avec les opérateurs ! La présence dans l’atelier des responsables opérationnels est vue comme du flicage.

Sans surprise, cet absence de sens déconnecte les opérateurs de leur mission. La documentation est vue au mieux comme négociable, au pire comme illégitime.

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Son influence sur la communication

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L’autre réalité de l’atelier qui empêche la bonne exécution du système est la communication... ou plutôt l’absence de communication.

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S’il y a bien une chose sur laquelle tous les acteurs que nous avons rencontré sont d’accord, c’est que la donnée opérationnelle est dans les mains des opérateurs. Aujourd’hui cette donnée ne remonte pas en raison d’une absence de moyen simple de communication entre concepteurs et exécutants.

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L’opérateur qui remarque une inadéquation entre sa gamme de fabrication et une évolution produit n’a pas de moyen simple de faire remonter son problème. Il le signale au mieux par email, au pire oralement ou en écrivant directement sur une feuille... Cette pratique rend très incertaine l’adaptation de la documentation qui devrait suivre. Le cycle de remontée de données terrain puis de redescente de la documentation technique est cassé.

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Au delà du manque d’efficacité pur, c’est le lien humain entre opérateurs et responsables qui est affaibli. Le manque de compréhension des instructions par les opérateurs et le manque de confiance qui s’installe chez les responsables posent de réelles problématiques managériales et de bien-être au travail que l’aspect collaboratif du digital permet à certains égards de dépasser.

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Conclusion : le digital comme solution

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Si nous voulons relever les défis de l’industrie 4.0, il est primordial de trouver un moyen de débloquer cette donnée, de l’exploiter et de l’analyser facilement et rapidement pour renforcer notre amélioration continue, booster notre productivité et reprendre le chemin de l’agilité et de l’excellence opérationnelle.

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Pour atteindre ces objectifs, il faut refondre totalement le système opérationnel pour le rendre à nouveau fluide, flexible et adaptable en temps réel. Et chez Juno nous pensons que cela passe par sa digitalisation.

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Nous avons écrit un livre blanc sur le sujet : comment digitalisation rime avec performance ?

Alors si vous souhaitez savoir comment nous voyons le futur de l’industrie, vous pouvez le télécharger en cliquant ici.

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